Napjaink vállalatainak már rendszeres feladatává vált, hogy időről időre új szoftvereket vezetnek be vállalati környezetükbe. Belső szoftverek esetén pedig a felhasználók maguk a vállalat dolgozói, akik részéről gyakran mutatkozik ellenállás egy-egy új megoldás iránt paradox módon, hiszen ezek célja általában a mindennapi munka megkönnyítése.
Gyakran hallani, hogy a dolgozói ellenállás természetes jelenség, hiszen a változtatások elfogadtatása sosem egyszerű feladat. De szükség van-e a szoftver “elfogadtatására”, ha a folyamat kellően transzparens és a felhasználó maga is részt vett a szoftverválasztásban vagy a szoftvertervezési folyamatban?
A következőekben a tapasztalatainkra alapozva összeszedtük azokat a fő problémákat, melyek meggátolják, hogy egy szoftver bevezetése a kívánt üzleti célt szolgálja és valóban segítse az emberek munkáját.
Nem ismered a folyamatod vagy a valós problémát
Sok esetben igaz, hogy egy vállalat az adott probléma megoldását egy szoftver bevezetésével kívánja megoldani. A kérdés, hogy tisztában vagyunk-e a valós problémával, adottak-e a feltételek ahhoz, hogy a bevezetendő szoftver megfelelően segítse a mindennapi munkavégzést. Például egy digitális transzformáció előtt álló vállalat számára az első és legfontosabb lépés az üzleti folyamatok feltérképezése, transzparenssé tétele és felülvizsgálata. Ha a szoftverbevezetés által támogatandó folyamat nem átlátható és hatékony, a szoftver bevezetése önmagában nem fog a helyzeten javítani.
Az üzleti folyamatok felmérésére megannyi módszertan létezik, de a megfelelő szakértő partner bevonásával személyre szabott módszertan is kialakítható. A lényeg, hogy tisztán lássuk a jelenlegi folyamatot és annak gyenge pontjait, megvizsgáljuk, hogy vannak-e optimalizációs lehetőségek, és a szoftver bevezetését már a kívánt működés szerint mérlegeljük. A szoftverbevezetésre tehát minden esetben egy folyamat fejlesztésének részeként tekintsünk, mely természetesen nem ér véget a bevezetéssel.
Nem dedikálsz megfelelő mennyiségű erőforrást a szoftverbevezetésre
Ahogy a fentiekben is utaltunk rá, a szoftverbevezetés egy folyamatfejlesztés része, melyet kutatás, tervezés előz meg, és számtalan tevékenység követ még. Amennyiben nincs egy dedikált vezetője ennek a fejlesztési és bevezetési folyamatnak, akinek megfelelő kapacitása is van azzal foglalkozni, gyakran tapasztalható, hogy elveszik a fókusz és a bevezetés káoszba fullad, ami jelentős csúszásokkal, a büdzsé túlfutásával és felhasználói ellenállással jár. Ez nemcsak a folyamat kézben tartása miatt fontos, hanem amiatt is, hogy minden lényeges lépés megfelelően megtörténjen és minden érintett megkapja a számára szükséges információt.
Bármilyen szoftvert is vezetünk be a vállalathoz, a bevezetés lépéseinek alapos megtervezése és következetes megvalósítása dönti el, hogy mennyire lesz sikeres a folyamat. Egy egyedi fejlesztésű szoftver esetén a szoftvert szállító vállalat rendelkezik azzal a szakmai tudással és felkészültséggel, mely egy szoftver hatékony bevezetéséhez szükséges. Ám a megrendelő vállalatnak legalább akkora szerepe van ebben a folyamatban, hiszen a megrendelő van a domain tudás birtokában, ő ismeri az ott dolgozó munkatársakat és az üzleti folyamatokat. Ahhoz, hogy a szoftver beszállítója és a megrendelő sikeres szoftverbevezetési projektet tudjanak megvalósítani, közösen kell megtervezniük a bevezetés menetrendjét.
Nincs meg a megfelelő vezetői elkötelezettség
A vezetői elkötelezettség minden változási folyamatban kulcsfontosságú szerepet tölt be. Amennyiben a kulcsfelhasználók és a vezetők meg vannak győződve afelől, hogy a változás szükséges, a többi érintett is könnyebben a változás mellé áll. A vezetőknek nagy felelősségük van abban, hogy elmagyarázva a változás szükségességét a munkatársak támogatását megszerezzék a szoftverbevezetés kapcsán.
Nem vonod be a felhasználót a döntésbe
Egy backoffice szoftver fejlesztésénél ugyanolyan fontos, hogy a tervezésnél a felhasználót állítsuk a középpontba, mint egy ügyfelek által használt szoftver esetében. Minek fizetnénk olyan funkciókért, amikre nincs szüksége a felhasználónak, csak mert nem ismerjük a pontos igényeket?
A legegyszerűbb transzparensen kommunikálni a szoftverbevezetési célt és szándékot, majd azonosítva a kulcsfelhasználókat, közösen összegezni az igényeket és az optimalizációs lehetőségeket.
A kulcsfelhasználók megfelelő kiválasztása szintén fontos. Vannak olyan szoftverek ugyanis, ahol az adott szoftver felhasználói meglehetősen különböző hátterű embereket takarnak (pl. egy ERP rendszer esetében), így igyekeznünk kell minden felhasználói csoport igényeit figyelembe venni.
Emellett az igények közös priorizálása mindig jó döntés. Érdemes a kulcsfontosságú funkciókat felmérni és azokra fókuszálni először, melyek a legfontosabbak a használatot tekintve az adott folyamatban.
- Dobozos szoftver esetén végezzünk közös piackutatást a kulcsfelhasználókkal, és amennyiben lehet, bevonásukkal teszteljük a szoftvereket még a kiválasztásuk előtt.
- Egyedi fejlesztésű szoftver esetén az igények specifikálását minden esetben felhasználói kutatásra alapozzuk, akiket aktívan vonjunk be a szoftverfejlesztés folyamatába is.
A fentiek figyelembe vételével kis esély van rá, hogy a felhasználók bojkottálni fogják a szoftver bevezetését. Ellenkezőleg, a tapasztalatok alapján megfelelő kommunikációval és képzéssel társítva várni fogják a szoftver bevezetését, hiszen az ő szempontjaikat figyelembe véve fogja könnyíteni mindennapi munkájukat.
Nem szánsz kellő időt a tesztelésre
A fentiekben már érintettük a tesztelés témakörének fontosságát. Egy dobozos termék esetén a kiválasztást megelőzően is szükséges már a felhasználói tesztelés, ám minden szoftver esetében fontos a tesztelést több körben elvégezni és szükséges több stakeholder csoporttal is elvégeztetni az élesítést megelőzően és azt követően is. Már a projekt elején érdemes kitérni a várható tesztelés lépéseire, az átadást követő kiemelt támogatásra, valamint az üzemeltetési feltételekre, melyek a hosszú távú gördülékeny működést fogják biztosítani.
Nem biztosítasz megfelelő tudást a használathoz
Amellett, hogy a kulcsfelhasználókat nem vonják be kellő mértékben a szoftverválasztásba és a tervezésbe, a másik gyakori ellenállást kiváltó ok, ha a felhasználók nem kapják meg a megfelelő tudást a szoftver használatához. Mérlegelve a felhasználók informatikai hátterét érdemes kialakítani a bevezetéssel kapcsolatos képzés és támogatás lépéseit. Mivel a tervezésbe többnyire nincs lehetőség bevonni minden felhasználót, fontos, hogy a bevezetést megelőzően mindenki számára elmagyarázzuk a szoftverbevezetés célját és hogy ez hogyan támogatja a munkavégzést. Amennyiben a kulcsfelhasználókat korábban bevontuk a kiválasztásba és a tervezésbe, ők ebben a kommunikációban is segítséget nyújthatnak. Emellett megfelelő képzéssel jelentősen mérsékelhető az a lassulás a munkafolyamatokban, mely sokszor egy új szoftver bevezetésével jár, egyúttal elkerülhető a gyakran elégedetlenséggel társuló nem megfelelő használat kialakulása. A képzést tehát nem érdemes megspórolni, ha kezdetben sok időnek is tűnik az a kiesés, melyet a képzés elvesz a napi munka elől.
Szoftverfejlesztőként azt gondoljuk, hogy egy szoftver bevezetése a legtöbb esetben nem technológiai kihívásokon bukik el, mindinkább a megfelelő kutatás, tervezés és erőforrás hiánya az, melyek miatt a kívánt cél vagy probléma megoldása nem teljesül. Amennyiben a fenti tényezőkre egy szoftver bevezetésének megtervezése során kiemelten ügyelünk, minimalizálhatjuk a valószínűségét annak, hogy jelentős problémába ütközünk a megvalósítás során.